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浙江省行政村档案管理办法

发布时间:2014-03-11 点击率:


浙江省行政村档案管理办法

一、总则

第一条 为加强和规范行政村的档案管理,更好地为社会主义新农村建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国村民委员会组织法》及国家有关法律、法规,结合本省实际情况,制定本办法。

第二条 行政村档案是指行政村党组织、村委会及群团组织、村集体经济组织在其工作中直接形成的,对国家、集体和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第三条 行政村档案工作是发展农村基层民主,加强农村“三个文明”建设,维护农民切身利益的一项重要基础性工作。行政村各级组织应当重视档案工作,加强领导,将档案工作纳入村规范化管理要求和各项建设内容。

第四条 行政村形成的档案归村集体所有,村民依法继承或取得的档案归村民个人所有,它们均受法律保护。

二、档案机构及其职责

第五条 行政村档案管理机构在村党组织、村民委员会领导下,负责本村各类档案的收集、管理和利用工作,并对村所属单位的档案工作进行监督和指导。

第六条 行政村档案工作在业务上受乡(镇)人民政府、街道办事处和县(市、区)档案行政管理部门的指导和监督。

第七条 村委会应设立档案室,对本村各类档案实行集中统一管理。

不具备统一保管条件的行政村,其档案可暂时由乡(镇)代管,并指定专人负责本村档案的收集和移交工作。

行政村财务实行乡(镇)统一核算的,其会计档案由乡(镇)统一保管,村档案室根据需要可保存一套复制件。

第八条 行政村党组织、村委会应明确领导分管档案工作,并确定专人管理本村各类档案。档案管理人员应具有初中以上学历,并经过档案业务培训。

第九条 对在开展行政村档案工作中成绩显著的单位和个人,由当地人民政府给予表彰和奖励。

三、档案管理

第十条 行政村应根据本办法的规定,建立健全档案收集、保管、利用、鉴定销毁等制度,实现档案管理制度化、规范化。

为促进行政村档案管理制度的贯彻执行,行政村档案室的档案借阅场所,应将《浙江省行政村档案管理制度(范本)》(见附件3)上墙。

第十一条 凡是由行政村党组织、村民委员会及所属企事业单位在工作活动中形成的,具有查考保存价值的,或关系村民切身利益的各种文件材料,都应归档保存,任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。

第十二条 行政村档案以行政村为立档单位,村党组织、村民委员会和下属单位所形成的全部档案组成一个全宗。村与村集体经济组织合一的单位,形成的档案归入村同一全宗。规模较大的村所属单位的档案可以独立构成全宗的,由该单位自行管理;不能独立构成全宗的,移交村档案室集中统一管理。

第十三条 行政村档案按门类可分为文书档案、科技档案(包括产品档案、设备仪器档案、基本建设档案、科学研究档案)、村民档案、会计档案、声像档案和实物档案等。

村民档案指行政村和上级部门针对村民,以及村民在生产、生活中直接形成的具有保存价值的各类档案。

行政村暂住人口档案按《浙江省暂住人口管理办法》的有关规定,由公安部门管理或行政村档案室代管。

以上各类档案的具体归档范围和保管期限划分参照《浙江省行政村档案材料归档范围和保管期限表》。

第十四条 各村根据《浙江省行政村档案归档范围和保管期限表》对村务公开和民主管理工作中形成的各种载体形式的文件材料及时立卷归档,集中保管,特别是在讨论村民授权的重大事务和涉及村民切身利益的有关事项,以及村民代表会议决定的事项时应及时形成规范的会议记录或书面材料并归档保存。

第十五条 各类文件材料的归档时间为:

(一)文书材料于次年6月底前归档;

(二)会计材料由会计人员在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前归档。

(三)基本建设文件材料在项目竣工验收后3个月内归档;

(四)照片在活动结束后3个月内,由拍摄者连同底片、说明等一并归档;

(五)村民档案材料在形成后3个月内归档;

(六)电子、声像和实物档案等其他门类和载体的文件材料,应在活动结束或办理完毕后随时归档。

第十六条 行政村各种门类档案按下列规则进行分类编号。

(一)文书档案按年度或年度——问题分类,以卷为单位整理。有条件的行政村可按件整理。

(二)会计档案按年度和形式(凭证、报表、帐簿等)分类整理。

(三)科技档案中的基建档案按工程项目分类整理;产品、设备仪器档案按型号分类整理;科研档案按课题分类整理。

(四)村民档案以户为单位,一人一册,一户一盒整理(卷盒式样和规格见附件4,也可直接采用《归档文件整理规则》指定的文书卷盒)。

(五)声像档案按载体形式分类整理。

(六)实物档案以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号整理。

(七)其他各种专门档案按有关规定整理。

第十七条 行政村各类档案整理质量的基本要求:

(一)文件材料装订结实、整齐,无金属物。

(二)案卷题名简明确切,能揭示卷内文件内容。

(三)卷内文件目录填写清楚、准确。

(四)卷内文件排列有序,凡有文字、印章等信息的页面均应编有页号。

(五)备考表填写真实、清楚。

(六)保管期限划分准确。

第十八条 开展行政村考核、评比等活动需要档案材料时,应通过复制等方式制作,不得随意拆卷。

第十九条 行政村档案应设专室或专柜保管,采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫等措施,确保档案的安全。

第二十条 行政村档案的鉴定和销毁工作,应按照国家档案行政管理部门的有关制度和办法进行。禁止擅自销毁档案。

第二十一条 国家鼓励行政村有关单位、村民向当地国家档案馆捐赠、寄存和出卖对国家、社会具有保存价值的档案资料。

四、档案开发利用

第二十二条 行政村档案室应当建立档案借阅利用制度。除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不应向社会公开的外,村档案室应为借阅利用档案提供便利。借阅利用时应遵循借阅利用手续。利用者不得涂改、污损档案,未经批准,不得抄录、复制档案。

第二十三条 行政村档案室应加强档案信息资源的开发利用,围绕村中心工作和村民利用需求,开展档案利用和编研工作,定期公布档案开放目录。

第二十四条 行政村档案管理应积极采用计算机等先进技术,逐步实现档案管理信息化、现代化。

第二十五条 行政村各级组织和村民发现档案损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等违法行为时,有责任上报当地政府和档案行政管理部门予以依法查处。

五、附则

第二十六条 本办法由浙江省档案局负责解释。实行农村社区化管理的地区,可参照本办法执行。行政村农民专业合作组织档案的管理办法,由浙江省档案局另行制定。

第二十七条 本办法自发布之日起执行。


附件:

附件1:浙江省行政村档案材料归档范围和保管期限表.doc

附件2:浙江省行政村档案管理制度(范本).doc

附件3:村民家庭成员基本情况登记表.doc

附件4:村民档案卷盒式样及规格.doc





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